Vos clients et votre catalogue, centralisés et toujours à jour

La réglementation fiscale marocaine impose des mentions précises sur les factures entre professionnels : ICE, IF, RC, adresse du siège, raison sociale exacte. La fiche client est la source de ces informations. Une erreur dans la fiche se répercute sur chaque facture, et peut coûter à votre client le droit à déduction de la TVA.

ComptaBee structure les fiches clients autour des identifiants fiscaux marocains :

• ICE (Identifiant Commun de l'Entreprise) : 15 chiffres, validé par l'algorithme modulo 97 à la saisie. Obligatoire pour les entreprises depuis la Loi de Finances 2019.
• Identifiant Fiscal (IF) : numéro attribué par la DGI lors de l'immatriculation
• Registre de Commerce (RC) : numéro d'immatriculation au tribunal de commerce
• Taxe Professionnelle (TP) : ancienne patente, délivrée par la commune
• CNSS : 8 chiffres, si l'entreprise a des salariés

Les formats sont validés à la saisie : un ICE à 14 ou 16 chiffres est rejeté, un ICE à 15 chiffres qui échoue le modulo 97 aussi. Cette rigueur vous évite d'émettre des factures invalides, et à vos clients de perdre leur déduction de TVA.

Imaginons que vous émettiez une facture en janvier à un client, et qu'en avril, ce même client change d'adresse. Si votre logiciel met à jour les anciennes factures avec la nouvelle adresse, deux choses se passent :

1. La facture de janvier ne correspond plus au PDF envoyé en janvier (vous avez deux versions d'un même document).
2. Lors d'un contrôle fiscal portant sur janvier, l'adresse affichée n'est pas celle à laquelle la facture a été effectivement émise.

Ces deux problèmes cassent l'obligation d'inaltérabilité imposée par le CGI. Une facture émise est intangible. Sa version d'origine doit être conservée 10 ans.

ComptaBee résout cela par le système de snapshot : au moment où vous générez le PDF d'une facture, les coordonnées du client (raison sociale, ICE, adresse, email) sont copiées et figées sur la facture elle-même. Un changement ultérieur dans la fiche client n'affecte plus les documents déjà émis. Les factures futures bénéficient des nouvelles coordonnées, les anciennes gardent les leurs.

Ce mécanisme est transparent pour vous. Vous modifiez une fiche, ComptaBee fait la distinction entre "anciennes factures" (données figées) et "futures factures" (nouvelles données). Vous n'avez rien à gérer.

Toutes les ventes ne se font pas entre professionnels. Un restaurateur facture des clients finaux, un coiffeur aussi, une boutique en ligne a un mix des deux. Pour ces ventes à des particuliers, l'ICE ne s'applique pas (le client n'en a pas et n'est pas assujetti à la TVA).

ComptaBee propose deux types de fiche client :

• Entreprise : ICE obligatoire (15 chiffres, modulo 97), IF et RC recommandés. Utilisé pour toute vente B2B.
• Particulier : ICE, IF, RC non requis. CIN (Carte d'identité nationale) optionnelle. Utilisé pour les ventes B2C.

La facture générée respecte automatiquement le format attendu. Pour un particulier, ComptaBee n'imprime pas de bloc ICE vide. Pour une entreprise, il l'imprime en évidence. La même logique s'applique aux bons de livraison, avoirs et devis.

La fiche client dans ComptaBee n'est pas une simple liste de coordonnées. C'est le dossier complet de votre relation commerciale avec ce tiers. Vous y trouvez :

• Toutes ses factures (brouillon, envoyées, payées, en retard, annulées)
• Tous ses devis (en attente, acceptés, refusés, expirés, convertis)
• Tous ses avoirs (notes de crédit émises)
• Tous ses bons de livraison
• Les paiements reçus de sa part, avec mode et référence
• Le total du CA généré, le reste à encaisser, le retard éventuel

Cas d'usage concret : un client vous appelle pour une relance sur un devis de la semaine passée. Vous ouvrez sa fiche, vous voyez le devis envoyé, sa date, son statut. Vous savez en 10 secondes où vous en êtes. Sans fiche client, vous fouilleriez dans vos archives email pendant 5 minutes.

La recherche par nom ou email (en temps réel, dès la 2e lettre tapée) accélère encore la navigation. Sur une base de 300 clients, retrouver un tiers prend 1 à 2 secondes.

Un catalogue produits, c'est votre liste centralisée de tout ce que vous vendez : produits physiques, prestations de service, forfaits, abonnements. Chaque article contient une description type, un prix unitaire HT par défaut, et un taux de TVA applicable.

L'intérêt sur vos documents :

1. Vous ne ressaisissez pas les mêmes lignes dans chaque devis et chaque facture.
2. Vos descriptions sont cohérentes (un même produit s'appelle toujours pareil, chez tous vos clients).
3. Les prix sont alignés et mis à jour en un seul endroit quand ils changent.
4. La TVA par défaut évite les erreurs de taux (0, 7, 10, 14 ou 20 %).

Sur une facture, vous sélectionnez un produit du catalogue et la ligne est pré-remplie : description, prix HT, TVA. Vous n'avez qu'à ajuster la quantité et la ligne est complète. Pour un vendeur qui facture les mêmes 20 à 50 produits récurrents, c'est un gain de 1 à 3 minutes par facture.

Le catalogue est disponible sur tous les plans, sans limitation de volume. Vous pouvez créer autant de produits que nécessaire.

Un client quitte votre base ? Vous voulez nettoyer votre liste active ? Dans la plupart des logiciels, supprimer un client efface aussi son historique. Ce n'est pas acceptable au Maroc : l'article 211 du CGI impose de conserver les factures 10 ans, même si le client n'existe plus.

ComptaBee utilise le principe du soft delete (suppression douce) :

• Le client disparaît de votre liste active (il n'apparaît plus dans le sélecteur de nouvelle facture)
• Ses factures, devis, avoirs et bons de livraison restent consultables dans les listes respectives
• Les exports (CSV, ZIP, FEC) continuent d'inclure ses documents sur les périodes concernées
• La fiche peut être restaurée si vous en avez besoin (réouverture de la relation)

Techniquement, la fiche est marquée avec un horodatage de suppression (deleted_at) plutôt qu'effacée de la base. Les vues actives filtrent ces fiches, mais les requêtes historiques y accèdent normalement. C'est conforme à la fois à l'obligation de conservation et à votre besoin d'avoir une liste active propre.

Les fournisseurs suivent la même logique que les clients : mêmes champs (raison sociale, ICE validé modulo 97, IF, RC, adresse, email), mêmes snapshots, même suppression douce. La différence est fonctionnelle :

• Les clients apparaissent dans les factures, devis et avoirs que vous émettez
• Les fournisseurs apparaissent dans les BCA, BR, FAF et AVF du module Achats, qui constatent ce que vous recevez

Un même tiers peut être à la fois client et fournisseur (cas fréquent dans le B2B marocain, par exemple entre distributeur et sous-traitant). Dans ce cas, vous créez la fiche dans les deux bases. Chacune a ses coordonnées, ses snapshots, son historique. Elles ne communiquent pas entre elles, ce qui évite les confusions de référence.

La base fournisseurs est disponible à partir du plan Pro (qui inclut le module Achats). Sur les plans Gratuit et Starter, seule la base clients est active.

Dans une structure avec plusieurs collaborateurs, tous n'ont pas besoin d'accéder aux mêmes informations. Un commercial n'a pas à voir tous les prix fournisseurs, un stagiaire n'a pas à supprimer des fiches clients. ComptaBee intègre une gestion des permissions à partir du plan Pro.

Trois rôles disponibles :

• Propriétaire : accès complet, gestion des membres et de l'abonnement
• Admin : accès à tous les modules sauf la gestion des membres et de l'abonnement
• Membre : permissions granulaires par entité (voir, créer, modifier, supprimer par type de document)

Sur les clients et produits spécifiquement, vous pouvez autoriser un collaborateur à créer des fiches sans lui donner le droit d'en supprimer, ou lui donner accès en lecture seule pour qu'il puisse facturer sans modifier la base. Voir la page dédiée aux permissions.