Le module Achats pensé pour les TPE et PME marocaines

Le module Achats de ComptaBee gère l'ensemble du cycle d'approvisionnement d'une TPE ou PME marocaine : bon de commande achat (BCA), bon de réception (BR), facture fournisseur (FAF) et avoir fournisseur (AVF). Les quatre documents sont liés entre eux, numérotés automatiquement, et s'intègrent au journal des achats de votre comptabilité.

Le module est disponible à partir du plan Pro (249 DH/mois hors taxes). Il inclut l'extraction IA des factures fournisseur, la gestion des acomptes, les paiements partiels, le suivi des livraisons partielles (un BCA peut donner lieu à plusieurs BR) et l'export FEC conforme à l'arrêté CNC de juillet 2023.

Pour un gérant qui reçoit 30 à 100 factures fournisseur par mois par WhatsApp, email et livraison physique, ce module évite 4 à 10 heures de saisie mensuelle. Pour son comptable, il garantit un journal des achats complet et daté, prêt pour la TVA déductible.

Les quatre documents du module Achats suivent une séquence logique, inspirée de la pratique B2B marocaine :

• BCA (Bon de commande achat) : vous commandez des biens ou services à un fournisseur. Le BCA formalise l'accord, sert de référence de prix et engage le fournisseur sur les délais. Numéroté BCA-2026-0001.
• BR (Bon de réception) : à la livraison, vous constatez la réception. Le BR peut être total (livraison complète) ou partiel (livraison en plusieurs fois). Il se rattache automatiquement au BCA d'origine.
• FAF (Facture fournisseur) : le fournisseur vous envoie sa facture. Vous l'uploadez dans ComptaBee, l'IA extrait les données, vous validez. La FAF se relie au BCA et alimente le journal des achats.
• AVF (Avoir fournisseur) : si le fournisseur vous rembourse un trop-perçu, accorde une remise a posteriori ou reconnaît un retour de marchandise, l'AVF est le document comptable qui constate la dette.

Chaque document est verrouillé après génération du PDF. Vous ne pouvez ni modifier un BCA émis, ni supprimer une FAF validée. C'est cohérent avec l'obligation d'inaltérabilité qui régit votre propre facturation de vente, elle-même soumise à la numérotation séquentielle.

Les factures fournisseur arrivent dans tous les formats : PDF propre, photo floue prise au smartphone, scan avec le tampon encore humide. Les recopier à la main, c'est 5 à 10 minutes par facture, avec des erreurs de saisie à la clé (chiffres transposés, ICE mal recopié, TVA mal ventilée).

ComptaBee intègre une extraction IA native (via l'edge function extract-supplier-invoice). Vous uploadez le fichier dans la zone FAF, le modèle lit le document et pré-remplit :

• Raison sociale et ICE du fournisseur (avec création automatique de la fiche si absent)
• Numéro et date de la facture
• Lignes avec description, quantité, prix unitaire HT
• Taux de TVA par ligne et ventilation totale
• Total HT, TVA, TTC

Vous relisez rapidement (généralement 10 à 30 secondes), corrigez si besoin, validez. La facture est enregistrée, numérotée, et intègre votre journal des achats. L'extraction IA est disponible dès le plan Pro, sans coût supplémentaire.

Voir la page dédiée : Extraction IA des factures fournisseurs.

Le BCA formalise votre commande auprès d'un fournisseur. Contrairement à un email libre, il a une numérotation séquentielle (BCA-2026-0001), un PDF professionnel avec votre logo, et un statut qui évolue au fil de la relation commerciale.

Les statuts du BCA :

• Brouillon : en cours de rédaction, modifiable
• En attente : envoyé au fournisseur, en attente de confirmation
• Envoyé : confirmé, livraison attendue
• Partiellement reçu : BR partiel émis, solde attendu
• Reçu : BR total, commande soldée
• Annulé : commande annulée avant livraison

Vous pouvez émettre un BCA sans jamais générer de BR ou de FAF (cas des prestations de service immatérielles), ou au contraire enchaîner BCA → BR → FAF dans l'ordre strict. ComptaBee s'adapte à votre pratique.

Détails sur : Bon de commande achat.

Le BR constate la réception effective des biens ou services commandés. Sans BR, vous n'avez aucune trace de ce qui a été livré, en quelle quantité, et à quelle date.

Dans ComptaBee, le BR se crée depuis un BCA existant. Les lignes du BCA sont reprises avec leurs quantités commandées ; vous ajustez les quantités effectivement reçues. Trois cas :

• Livraison totale : quantités reçues = quantités commandées. Le BCA passe à Reçu.
• Livraison partielle : une partie seulement reçue. Le BCA passe à Partiellement reçu. Vous pourrez créer un deuxième BR pour le solde.
• Livraison conforme mais différente : quantités différentes négociées avec le fournisseur. Ajustez les quantités dans le BR et ajoutez un commentaire.

Le BR est lui aussi numéroté (BR-2026-0001) et verrouillé après PDF. Il sert de preuve de livraison en cas de litige et alimente le contrôle comptable entre commandes, livraisons et factures.

La FAF est le document fiscal qui matérialise la dette envers le fournisseur. Au Maroc, elle doit contenir l'ICE et l'IF du fournisseur (article 145 du CGI) pour que vous puissiez déduire la TVA sur votre déclaration mensuelle ou trimestrielle.

Deux manières de saisir une FAF dans ComptaBee :

1. Upload avec extraction IA : uploadez le PDF ou la photo reçue, l'IA pré-remplit le formulaire, vous validez (méthode recommandée, 10 à 30 secondes).
2. Saisie manuelle : cliquez sur Nouvelle FAF et remplissez les champs. Utile quand vous n'avez pas encore reçu le fichier mais que vous connaissez les montants (enregistrement provisoire).

La FAF peut se relier à un BCA existant (rapprochement commande/facture) ou être émise de façon autonome (cas des factures d'abonnement, d'électricité, de loyer qui n'ont pas de BCA). Le suivi des paiements fonctionne exactement comme pour vos factures de vente : total, partiel, échéancier jusqu'à 24 versements.

Un AVF constate une dette du fournisseur envers vous : remise accordée après facturation, retour de marchandise défectueuse, trop-perçu sur un paiement par erreur. C'est le miroir d'un avoir de vente que vous émettriez à un client.

L'AVF se crée depuis la FAF d'origine, comme un avoir client se crée depuis une facture de vente. Il reprend les lignes et vous ajustez les montants. La TVA est recalculée sur les lignes créditées, en respectant la règle que l'AVF ne peut pas dépasser le montant de la FAF.

Impact comptable : l'AVF réduit la TVA déductible du mois. Si vous aviez déduit 200 DH de TVA sur la FAF et que vous recevez un AVF de 100 DH, votre TVA déductible du mois tombe à 100 DH. ComptaBee ajuste automatiquement le récapitulatif TVA.

Le module Achats alimente les exports comptables de ComptaBee, sans action supplémentaire de votre part :

• CSV journal des achats : toutes les FAF et AVF de la période, avec fournisseur, ICE, montants HT, TVA par taux, TTC.
• ZIP mensuel : archive des PDF (BCA, BR, FAF, AVF) classés par mois + fichiers CSV.
• FEC (journal code AC) : les écritures comptables au format CNC 2023. Chaque FAF génère deux lignes (débit achat, crédit fournisseur), chaque paiement deux lignes (débit fournisseur, crédit banque).
• Récapitulatif TVA : TVA collectée (ventes) et TVA déductible (achats) ventilées par taux, prêtes pour votre déclaration DGI.

Votre expert-comptable télécharge le FEC le 1er du mois et a une image complète de votre activité. Pas besoin de ressaisir, pas besoin de reconstituer, pas de risque d'écart entre journal des ventes et journal des achats.